Die bis 31. Dezember 2007 unterschiedlich zu beurteilenden Dienst- oder Geschäftsreisen, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit wurden mit Wirkung ab 01. Januar 2008 zu dem Sammelbegriff beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit zusammen gefasst.
Im Rahmen der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit von Selbständigen als auch von Arbeitnehmern sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten weiterhin steuerlich abzugsfähig, wenn sie so gut wie ausschließlich durch die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Bezüglich der Abrechnung der Reisekosten haben sich keine Änderungen ergeben. Es ist weiterhin eine Reisekostenabrechnung erforderlich aus der sich der Anlass, die Reisedauer und der Reiseweg ersehen lässt. Die Kosten sind durch geeignete Unterlagen wie Tankquittungen, Hotelrechnungen usw. nachzuweisen.
Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Steuerpflichtige vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird. Um eine beruflich bedingte Auswärtstätigkeit handelt es sich auch bei Arbeitnehmern die typischer weise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig sind.
Der Begriff regelmäßige Arbeitsstätte wurde neu definiert. Die regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers, die er mit gewisser Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. Davon ist auszugehen, wenn der Arbeitnehmer die Arbeits-stätte im Kalenderjahr durchschnittlich an einem Arbeitstag pro Woche „aufsucht“. Es ist nicht entscheidend ob er dort tätig wird.
Um Reisekosten geltend machen zu können ist es erforderlich, dass es sich um eine vorübergehende Auswärtstätigkeit handelt. Was unter vorübergehend zu verstehen ist wurde gesetzlich nicht geregelt. Ein Zeitrahmen von bis zu 18 Monate wird zurzeit noch als vorübergehend angesehen.
Im Rahmen der Reisekostenabrechnung können folgende Kosten geltend gemacht werden:
Fahrtkosten
Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe (Nachweise erforderlich)
Fahrtkosten bei Nutzung eines eigenen Fahrzeuges in tatsächlicher Höhe oder mit der Pauschale von 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer
Verpflegungsmehraufwendungen
Bei Auswärtstätigkeiten im Inland sind die Verpflegungsmehraufwendungen nur mit Pauschbe-trägen anzusetzen und zwar für jeden Kalendertag der Abwesenheit von der Wohnung und re-gelmäßigen Arbeitsstätte. Bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit können die Verpflegungs-mehraufwendungen nur für die ersten drei Monate geltend gemacht werden.
Für Verpflegungsmehraufwendungen im Inland können folgende Pauschalen angesetzt werden:
- Abwesenheit bis 8 Stunden 0 EUR
- Abwesenheit 8 bis 14 Stunden 6 EUR
- Abwesenheit 14 bis 24 Stunden 12 EUR
- Abwesenheit über 24 Stunden 24 EUR
- Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland wird der Verpflegungsmehraufwand durch Auslandstagegel-der berücksichtigt. Diese werden in unterschiedlicher Höhe für jedes einzelne Land vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht.
Übernachtungskosten
Die Übernachtungskosten können bei einer Auswärtstätigkeit als Reisekosten geltend gemacht werden. Diese Kosten sind durch Rechnungen (Hotel, Pension usw.) nachzuweisen. Beinhaltet die Rechnung auch Kosten für Verpflegung und sind diese nicht separat ausgewiesen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der reinen Übernachtungskosten zu kürzen und zwar
- um 20% für das Frühstück
- um je 40% für das Mittag- und Abendessen des am Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrages für Verpflegung bei Abwesenheit von mehr als 24 Stunden.
Reisenebenkosten
Hierbei kann es sich um Telefongespräche, Straßenbenutzungsgebühren oder Parkgebühren handeln. Diese Kosten sind durch entsprechende Belege nachzuweisen.
Durch die Einhaltung der neuen Regelungen vermeiden Sie Nachzahlungen durch Prüfungen von den Sozialversicherungsträgern und dem Finanzamt.
Willi Kreh
Steuerberater
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