Fünf Schritte zur Verbesserung Ihres eigenen Telefonverhaltens:

Schritt 1: - Die Gesprächsvorbereitung.

Bereiten Sie jedes Telefongespräch vor. Notieren Sie sich Informationen und Fragen zu Telefonaten in Ihrem Zeitplanbuch oder in Ihrem elektronischen Zeitplansystem (z.B. Outlook). Spontane Anrufe kosten meistens nur Zeit.

Schritt 2: - Während des Telefongesprächs.

Haben Sie mit Ihrem Gesprächspartner über einen schwierigen Sachverhalt gesprochen? Dann prüfen Sie, ob er es verstanden hat: „Was halten Sie von ....?“ oder „Lassen Sie mich unsere gemeinsamen Ergebnisse noch einmal zusammenfassen .......“.

Schritt 3: - Nach dem Telefonat.

Notieren Sie nach jedem Gespräch, was durch Sie oder Ihre Mitarbeiter zu veranlassen ist. Am besten tragen Sie diese „To-Do’s“ gleich in Ihren Zeitplan oder in Outlook ein. So vergessen Sie nichts und können den Vorgang termingerecht weiter bearbeiten. Wichtige Informationen, die Ihnen zwischenzeitlich zu dem Thema einfallen, können Sie zu Ihren Notizen ergänzen.

Schritt 4: - Anrufe in Telefonblöcken zusammenfassen.

Viele kurze Telefonanrufe lassen sich in Tagesphasen erledigen, in denen Sie nicht so leistungsfähig sind - das ist in der Regel um die Mittagszeit. Haben Sie sich bereits Gesprächsinhalte in Ihrem Zeitplanbuch oder in Outlook notiert? Sie sind jetzt hilfreich, um die Telefonate effektiv zu führen.

Schritt 5: - Wie können Sie Anrufe kurz halten oder ganz vermeiden?

Nehmen Sie Ihre Gesprächsnotizen für den geplanten Anruf zur Hand. Legen Sie das Telefonat so, dass Sie sich kurz fassen müssen: z. B. wenn Sie unmittelbar danach einen Termin haben. Wollen Sie Ihrem Gesprächspartner nur Informationen vermitteln, ist eine E-Mail oder ein Fax zeitsparender und effektiver. Sie lassen sich damit nicht auf lange Gespräche ein.