Grundsätzlich sollte für E-Mails die gleichen strengen Maßstäbe angelegt werden, wie dies auch bei „normalen“ Briefen der Fall ist. Trotzdem kann nicht geleugnet werden, dass die Regeln bei E-Mails häufig sehr viel laxer gehandhabt werden. Wenn Sie es dem Empfänger etwas einfacher machen möchten, beachten Sie bitte die folgenden Punkte:

1. Formulieren Sie einen aussagekräftigen Betreff
In einer E-Mail ist der Betreff fast noch wichtiger als im Brief, da das Augenmerk automatisch zuerst auf die Betreffzeile gelenkt wird. Formulieren Sie also das Thema der E-Mail so präzise wie möglich und beschränken Sie sich – so oft es geht – auf ein Thema.

2. Vermeiden Sie Abkürzungen
Auch wenn Abkürzungen angeblich immer moderner werden, so sind sie doch
a) unhöflich und
b) längst nicht jedem geläufig.
Damit es also nicht zu ungewollten Missverständnissen kommt, ist es besser, die Wörter auszuschreiben.

3. Halten Sie Ihre E-Mails so kurz wie möglich
Auch wenn es für E-Mails keine Begrenzungen wie beim Briefpapier gibt, so sollte der Inhalt doch möglichst kurz gefasst  und nicht länger als eine Briefseite sein. So machen Sie es dem Empfänger möglich, schnell das Wesentliche zu erfassen.

4. Nutzen Sie Anhänge nicht inflationär
Ein Click und schon ist ein hundertseitiger Anhang mitgeschickt – oft ist dieser aber weder notwendig, noch vom Empfänger gewünscht. Es dauert für ihn dann nur unnötig lange, bis er die E-Mail geladen hat.

5. Smileys gehören nicht in den Geschäftsverkehr
Können Sie sich vorstellen, in Ihrem Geschäftsbrief noch ein paar Strichmännchen hinzuzufügen? Warum es also in einer E-Mail tun? Smileys wirken in der geschäftlichen Korrespondenz nicht nur unprofessionell, auch die Ladezeiten für E-Mails verlängern sich. So kann eine E-Mail beim Empfänger schon für Verärgerung sorgen, bevor er sie überhaupt gelesen hat.

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