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Fachabteilung gegen IT – Konflikt aufgelöst

sabine niodusch 2013 Sabine Niodusch

Sabine Niodusch

Fachabteilung gegen IT – Konflikt aufgelöst

Ausgangslage:

Die Personalentwicklerin eines deutschen Großkonzerns fragte an, ob „man nicht etwas zur Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung und IT tun könne“… „Ja. Unter der Voraussetzung, dass beide es wollen.“, war meine Antwort.

Einzelne Telefongespräche mit dem Leiter IT und mit dem Leiter der betroffenen Fachabteilung ergaben, dass beide großes Interesse hatten, mit einem Workshop zu starten und sich gemeinsam mit ihren Teams auf die Suche nach Lösungen zu machen.

Nächster Schritt:

Beiden Führungskräften habe ich eine Datei zugemailt, in der sie ihre Ziele für einen solchen Workshop mit ihren Mitarbeitern festlegen sollten. Von beiden habe ich die Datei anschließend ausgefüllt wieder zurück erhalten.

Ziele:

Aus den Zielen der beiden Mails und einigen Telefongesprächen mit den beiden Führungskräften habe ich einen Ablauf skizziert, wobei klar war, dass am Anfang Zeit sein muss, um die Enttäuschung über die bisherige Zusammenarbeit äußern zu dürfen.

Vorbereitung / Planung:

Da die Personalentwicklerin nun auch moderierend bei dem Workshop dabei sein wollte, beide Führungskräfte dem auch zustimmten, habe ich gemeinsam mit der Personalentwicklerin einen Ablauf für wirklich alle Eventualitäten erstellt. Normalerweise kalkuliere ich pro Workshoptag einen Tag Vorbereitung, insgesamt habe ich statt 8 Stunden tatsächlich 9,5 Stunden für die Vorbereitung gebraucht. Sei´s drum.

Vorbereitung vor Ort:

sabine niodusch bild1Im Hotel stellte sich am Vorabend heraus, dass der Raum für so ein kritisch-emotionales Thema VIEL zu klein war; wenn es „richtig hart zur Sache geht“, „wenn die Fetzen fliegen“, dann ist ein größerer Raum hilfreich, „damit mehr Luft zum Atmen ist“. Das Hotel erwies sich als kooperativ, die Personalentwicklerin auch, die ja dann die höheren Raum-Kosten würde übernehmen müssen.

Der Workshop:

Nach der Vorstellungsrunde, die ich immer mache, wenn ich die TeilnehmerInnen nicht kenne, sollten die TeilnehmerInnen ihren Stellenwert im Unternehmen auf einer Skala von hoch bis gering punkten, bezogen auf die verschiedenen Personenkreise:

  • wir selbst     (Welchen Stellenwert geben wir uns selbst?)
  • unsere internen Kunden oder Projekte     (Welchen Stellenwert geben sie uns?)
  • die IT insgesamt     (Welchen Stellenwert gibt die Gesamt-IT uns?)
  • die Geschäftsführung     (Welchen Stellenwert gibt die GF uns?)

Der erste Eindruck der TeilnehmerInnen bestätigte die Punkte bei eher hoch: Der Stellenwert beider Abteilungen im Unternehmen war insgesamt positiv.

Die nächsten beiden Fragen

  • Was läuft in der Zusammenarbeit gut?
  • Was läuft weniger gut?

wurden als Polaritätswechsel beantwortet, d.h. die IT musste diese beiden Fragen aus Sicht der Fachabteilung beantworten (um sich auch mal in die Fachabteilung hinein zu versetzen) und die Fachabteilung hat sie aus Sicht der IT beantwortet. Und damit lagen alle Themen auf dem Tisch. Gedacht war, die Themen zu clustern, zu priorisieren und dann in gemischten Gruppen zu bearbeiten. Doch offensichtlich waren die Verletzungen so groß, dass die gesamte Gruppe erst einmal den Frust loswerden musste: die nächsten 1,5 h waren mit gegenseitigen Vorwürfen gefüllt. Trotz der mehrfachen Intervention der Personalentwicklerin und von mir, war die Gruppe mit sich und den gegenseitigen Vorwürfen beschäftigt – die Verletzungen mussten tief sein.

Erst kurz vor dem Mittagessen gelang es uns, die Themen zu clustern und zu priorisieren.

Nach dem Mittagessen skizzierte der IT-Leiter eine mögliche Lösung auf insgesamt 3 Flipchart-Seiten, es dauerte ca. 15 Minuten. Alle TeilnehmerInnen standen wie gebannt vor dem Flipchart, lauschten der Erklärungen des IT-Leiters. Die einvernehmliche Meinung war: „Das ist die Lösung“. – Und hier hätte der Workshop eigentlich enden können. Die Lösung lag auf dem Tisch, alle stimmten zu.

Wir haben dann eine Übung auf der Erlebnisebene durchgeführt (Tower of Power von Metalog©) und den Praxistransfer daraus abgeleitet und auf dem Flipchart dokumentiert.

Die vor dem Mittagessen priorisierten Themen haben die TeilnehmerInnen in gemischten Gruppen (Fachabteilung und IT) grob bearbeitet, Aufgaben für die Fachabteilung, die IT und beide Teams zusammen verteilt (Aktivitätenplan) und gemeinsam Spielregeln für die zukünftige Zusammenarbeit (von uns moderiert) festgelegt.

sabine niodusch bild2sabine niodusch bild3Eine Anerkennungsrunde – jeder gibt jedem Anerkennung – und ein persönliches Commitment für die weitere Zusammenarbeit eines jeden einzelnen bildeten den Abschluss.

Nachbereitung:

Die beiden Führungskräfte haben das Fotoprotokoll zeitnah nach dem Workshop erhalten und an ihre Teams verteilt.

Je ein Telefonat mit den beiden Führungskräften nach 14 Tagen ergab, dass beide Teams die Aktivitäten mit Erfolg abarbeiten und die Lösungsskizze des IT-Leiters verfeinern und umsetzen konnte.

Ein Telefonat mit dem IT-Leiter ca. 3 Monate nach dem Workshop – im Stillen hatte ich doch auf einen Folgeauftrag gehofft- , ergab, dass die Lösung umgesetzt ist und die Zusammenarbeit reibungslos klappt.

O-Ton des IT-Leiters „Sie waren zu gut.“ Was mich natürlich sehr freut…

Empfehlungen:

  • Sehr genaue Auftragsklärung, insbesondere wenn „Grabenkämpfe“ die Zusammenarbeit fast zum Erliegen gebracht haben.
  • Ausreichend Zeit dafür einplanen, dass die TeilnehmerInnen ihren „Frust loswerden“ können.
  • Erwarten Sie bitte keine Wunder! Es kann sein, dass die Verletzungen so tief oder die Antipathien so groß sind, dass bereits ganz kleine Schrittchen aufeinander zu auf der Handlungsebene ein Erfolg in Richtung Lösung sind. In einem solchen Fall sind erfahrungsgemäß mehrere Workshops erforderlich.
  • Am Schluss muss ein schriftlicher Aktivitätenkatalog und ein klares Commitment aller Beteiligten stehen: sie sollen wieder auf die Handlungsebene kommen!

eine Anregung:

sabine niodusch bild4... weitere Tipps und Ideen zum Thema „Projektmanagement“ finden Sie in meinem Roman über Projektmanagement „Das Projekt – das gesamte Handwerkszeug des Projektmanagements“, ISBN 978-3-8370-6173-4, Verlag Books on Demand

Kontakt:

Sabine Niodusch
Niodusch Consulting    -    Die Company für Projektmanagement...
Sperberhorst 6
22459 Hamburg
Tel              040 - 63 91 66 49
Fax             040 - 63 91 66 62
E-Mail          Sabine.Niodusch@niodusch.de
Internet       www.niodusch.de

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