Marcus Sperlich Marcus Sperlich, Steuerberater

Neben der Einkommensteuer ist die Umsatzsteuer für den Trainer von großer Bedeutung. Beide Steuerrechtsgebiete sind grundsätzlich vollkommen getrennt voneinander zu betrachten, d.h. Wirtschaftsgüter, die zum einkommensteuerlichen Betriebsvermögen gehören, müssen nicht zwingend auch dem umsatzsteuerlichen Unternehmensbereich des Trainers zugeordnet werden und umgekehrt.

Da der Trainer grundsätzlich umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt, sollte er sich frühzeitig überlegen, ob er – auch wenn er am Anfang seiner selbständigen Tätigkeit womöglich nur geringe Umsätze tätigt – sogleich von der Regelbesteuerung des Umsatzsteuerrechts Gebrauch macht und damit auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet.

So wäre die Regelbesteuerung zu empfehlen, wenn der Trainer zu Beginn der Selbständigkeit einige Investitionen tätigen muss. Wenn er die Regelbesteuerung anwendet, kann er die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen und sich vom Finanzamt erstatten lassen.

Kleinunternehmer

Unternehmer, die als Kleinunternehmer auftreten, dürfen keine Umsatzsteuer in ihren Rechnungen ausweisen. Sie haben aber auch keinen Vorsteuerabzug auf ihren Eingangsrechnungen. Die gezahlte Umsatzsteuer ist für diese Unternehmer ein echter Kostenfaktor.

Voraussetzung für die Anwendung dieser Regelung ist, dass der Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 17.500 EUR betrug und im laufenden Geschäftsjahr nicht mehr als 50.000 EUR. Bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes sind bestimmte Umsätze nicht einzubeziehen. So sind einige Umsätze die dem Schul- und Bildungszweck dienen, nicht zu berücksichtigen, da sie per Gesetz umsatzsteuerbefreit sind.

Für Unternehmer, die dauerhaft Umsätze unterhalb von 17.500 EUR tätigen und auch im Wesentlichen nur Privatpersonen als Kunden haben, könnte die Kleinunternehmerregelung die bevorzugte Wahl sein, da das Umsatzsteuersystem sehr komplex ist und mit einem höheren administrativen Aufwand verbunden ist.

Wenn der Unternehmer auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist er fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden.

Istbesteuerung / Sollbesteuerung

Bereits bei Aufnahme der selbständigen Tätigkeit muss der Trainer in dem steuerlichen Erfassungsbogen eine Aussage dazu treffen, ob er die Umsatzbesteuerung nach vereinnahmten oder nach vereinbarten Entgelten durchführen möchte, es sei denn, er wendet die sog. Kleinunternehmerregelung an.

Grundsätzlich sollte die Istbesteuerung vorteilhaft sein, da die überwiegende Anzahl der Trainer ihren Gewinn nach der sogenannten Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln und diese Gewinnermittlungsart mit dem Verfahren der umsatzsteuerlichen Istbesteuerung vergleichbar ist.

Nach der Istbesteuerung muss der Trainer die Umsatzsteuer nämlich erst dann abführen, wenn er auch das Geld von seinem Kunden erhalten hat. Das ist ein entscheidender Vorteil gegenüber der Sollbesteuerung, nach der Unternehmer die Umsatzsteuer bereits in der Umsatzsteuer-Voranmeldung des Monats anmelden und abführen müssen, in dem die Leistung ausgeführt worden ist.

Falls der Trainer, im steuerlichen Erfassungsbogen zunächst die Sollbesteuerung gewählt hat, kann er nachträglich die Istbesteuerung beantragen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr beträgt nicht mehr als 500.000 Euro oder
  • er ist zwar Gewerbetreibender aber von der Buchführungspflicht befreit oder
  • er ist Freiberufler. Freiberufler, die ihren Gewinn nach der EÜR ermitteln, dürfen immer – unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes – die Ist-Besteuerung wählen. 

Umsatzsteuer-Voranmeldungen

Trainer, die ihre selbständige Tätigkeit aufgenommen haben, müssen in den ersten beiden Jahren – unabhängig vom Umsatz –Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich anmelden und abführen. Die Anmeldung muss bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraums erfolgen.

Da der Zeitraum von 10 Tagen recht kurz ist, empfiehlt es sich, einen Antrag auf Dauerfristverlängerung zu stellen. Das Finanzamt verlangt im Gegenzug eine Sondervorauszahlung von 1/11 der Umsatzsteuerbeträge des Vorjahres. Da es bei Existenzgründern kein Vorjahr gibt, werden die Vorauszahlungsbeträge auf Basis einer Schätzung festgelegt. Unter bestimmten Voraussetzungen gelingt es, zunächst eine Sondervorauszahlung von 0,00 EUR zu erreichen, die sich gerade in der Anfangszeit der Selbständigkeit liquiditätsschonend auswirken dürfte.

Mit einer Dauerfristverlängerung wird dann die Frist für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung um einen weiteren Monat hinausgeschoben.

Nach zwei Jahren wird von Amts wegen entsprechend der gesetzlich definierten Umsatzgrenzen der Turnus der Voranmeldungen festgelegt.

Umsatzsteuerfreie Leistungen

Trainer können umsatzsteuerfreie und umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen.

Unterrichtsleistungen, die dem Schul- und Bildungszweck dienen, sind umsatzsteuerbefreit, sofern die entsprechenden Voraussetzungen dafür erfüllt sind. So muss es sich um Unterricht an anerkannten Hochschulen und öffentlichen, allgemeinbildenden oder berufsbildenden Schulen handeln. Zudem sind auch Unterrichtsleistungen an privaten Bildungseinrichtungen umsatzsteuerbefreit, wenn eine entsprechende Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde vorgelegt werden kann.

Im Nachweis der Landesbehörde (ausgestellt z.B. vom Regierungspräsidium oder Ministerium eines Bundeslandes) muss bescheinigt werden, dass die Schule oder die Einrichtung auf einen Beruf oder eine abzulegende Prüfung ordnungsgemäß vorbereitet.

Sofern die obigen Voraussetzungen erfüllt sind, ist die Unterrichtsleistung umsatzsteuerbefreit und daher vom Trainer auch zwingend ohne Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen. Das betrifft auch die mit der erbrachten Leistung im Zusammenhang stehenden sogenannten Nebenleistungen wie z.B. Auslagen und Reisekosten. Das bedeutet, dass die Nebenleistung umsatzsteuerlich das Schicksal der Hauptleistung teilt.

Damit die Rechnung zweifelsfrei anerkannt wird und einer späteren Betriebsprüfung auch standhält, muss ein besonderer Hinweis im Rechnungstext (z.B. „umsatzsteuerfreie Leistung gem. § 4 Nr. 21 b) UStG - Unterrichtsleistungen“) aufgenommen werden.

In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass eine solche Bescheinigung nur eine begrenzte Gültigkeit hat und von der Behörde unter Vorbehalt ausgestellt wird. Daher ist unbedingt zu empfehlen, sich die Bescheinigung in einem jährlichen Turnus vorlegen zu lassen, da der Trainer für die ordnungsgemäße Ausstellung seiner Rechnung haftet.

Vorsteuerabzug

Trainer, die die Regelbesteuerung des Umsatzsteuerrechts anwenden, können bei ihren Eingangsrechnungen den Vorsteuerabzug geltend machen. Je nachdem, welcher Steuersatz anwendbar war, werden 7% oder 19% der gezahlten Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet.

Trainer, die sowohl umsatzsteuerpflichtige als auch umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen, müssen ihren Vorsteuerabzug ggfs. korrigieren, wenn sie einzelne Aufwendungen, der erbrachten Leistung nicht direkt zuordnen können. Denn, nur soweit der Unternehmer selbst umsatzsteuerpflichtige Leistungen ausführt, sind ihm die gezahlten Vorsteuerbeträge auch zu erstatten.

In solchen Fällen muss ein sog. Vorsteuerschlüssel ermittelt werden. Der Vorsteuerschlüssel gibt den Anteil der Leistungen an, den der Trainer auch mit Umsatzsteuer bei seinen Ausgangsrechnungen berechnet hat. Am Jahresende ist der zuvor gebildete Vorsteuerschlüssel zu überprüfen und ggfs. anzupassen.

Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung

Das Umsatzsteuerrecht hat einen definierten Katalog an Angaben, die eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss. Die Pflichtangaben sind:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder USt-Id. Nr. des Unternehmers (Bei Leistung innerhalb EU auch die USt-Id. Nr. des Empfängers
  • Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
  • Genaue Spezifikation der erbrachten Leistung
  • Zeitpunkt der Leistung bei Anzahlungen / Vorauszahlungen
  • Nettopreis der Leistung
  • Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
  • Bruttobetrag der Rechnung

Wenn die Rechnung nicht alle erforderlichen Angaben enthält, muss sie korrigiert werden. Unter Umständen reicht es aber aus, in einem ergänzenden Dokument (z.B. Brief) die fehlenden Angaben zu ergänzen oder die unrichtigen Angaben zu korrigieren, wenn darin unmittelbar auf die Rechnung (mit Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) Bezug genommen wird.

Wie oben beschrieben, haftet der Rechnungsaussteller für die ordnungsgemäße Ausstellung der Rechnung. Wenn die Rechnung fehlerhaft ist, wird zudem der Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger versagt. Das kann auch erst Jahre später durch eine Betriebsprüfung erkannt werden. Um nachträgliche Umsatzsteuerforderungen des Fiskus zu vermeiden, ist eine enge Abstimmung – gerade bei grenzüberschreitenden Transaktionen – mit dem steuerlichen Berater zu empfehlen.

Entgelt

Nach der umsatzsteuerlichen Definition umfasst Entgelt die Aufwendungen, die der Empfänger aufbringen muss, um die Leistung des Trainers zu erhalten. Da Trainer ihre Leistungen sehr oft vor Ort bei ihren Kunden erbringen, sind Dienstreisen ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Hier ist das Verhandlungsgeschick des Trainers gefragt, inwieweit er diese Kosten auf seinen Auftraggeber abwälzen kann.

Da dann auch die Reisekosten Bestandteil der zu erbringenden Leistung sind, gehört auch hier die Umsatzsteuer dazu, wenn die Hauptleistung selbst auch umsatzsteuerpflichtig ist (siehe oben).

Beispiel: Taxi-Fahrten werden teilweise mit einem ermäßigten Steuersatz von 7% Umsatzsteuer (z.B. bei einer Stadtfahrt) berechnet. Wenn der Trainer mit seinem Auftraggeber ausgehandelt hat, dass für Dienstreisen keine Pauschale, sondern die Reisekosten nach entsprechenden Belegen erstattet werden, ist für ihn das Nettoentgelt (d.h. der Beleg ohne Umsatzsteuer) maßgeblich. Die gezahlte Umsatzsteuer aus der Taxi-Quittung kann er bei seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung als Vorsteuer geltend machen und vom Finanzamt erstattet bekommen. Sein Kostenfaktor ist also das Netto-Entgelt. Wenn er nun seine Leistung mit 19% gegenüber seinem Auftraggeber abrechnet, muss er natürlich auch auf seine Dienstreisen den Umsatzsteuersatz von 19% anwenden, unabhängig davon, dass er Auslagen hatte, die nur mit 7% Umsatzsteuer vorbelegt waren.

Kleinbetragsrechnung

Bei der sog. Kleinbetragsrechnungen gibt es Erleichterungen. Auf einer solchen Rechnung muss z.B. der Leistungsempfänger nicht genannt werden Ein Vorsteuerabzug ist dennoch möglich. Häufigster Praxisfall dürften die Tankbelege, Quittungen für die Parkplatzgebühr und Taxifahrten und die Belege für Bewirtungsaufwendungen sein.

Der Gesetzgeber hat im Jahr 2017 die Grenze für die sog. Kleinbetragsrechnung von 150 EUR rückwirkend zum 1.1.2017 auf 250 EUR angehoben.

 

Der Autor: Marcus Sperlich

Der Autor Marcus Sperlich ist selbständiger Steuerberater in der Nähe von Frankfurt/Main. Zusammen mit seinem hochqualifizierten Team betreut er Unternehmen, Freiberufler und Privatpersonen in betriebswirtschaftlichen und steuerlichen Fragestellungen von der Existenzgründung bis zur Nachfolgeplanung.

Kontakt:

Steuerberater
Dipl.-Betriebsw. Marcus Sperlich
Dieselstr. 12, D-61191 Rosbach v. d. Höhe
Tel. 06003-91420, Fax 06003 9142-22
info@steuerberatung-sperlich.de 
www.steuerberatung-sperlich.de 

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