Tipps und Tricks für PowerPoint

Matthias Garten

Neue Produkte, Lösun­gen und Dienstleistungen werden meis­tens mit Hilfe von PowerPoint präsentiert. Das hat ja auch meh­rere Vorteile:

• Das Programm ist einfach zu bedienen. Es lassen sich schnell Grafiken, Bilder, Prozesse etc. erstellen oder einbinden. Häufig gibt es auch schon vorgefertigte Schab­lonen, so dass die Er­stellung noch effizienter ablaufen kann. In der Textverarbei­tung muss weit mehr Know-how mitgebracht werden, um Analoges zu erreichen.
• Die Präsentation lässt sich schnell und einfach per Projektor, in den heute längst überall vorhandenen, voll ausgestatteten Konferenzräumen, vor einem Publikum zeigen. 
• Die Präsentation dient gleichzeitig als Dokumentation, z. B. bei Projekten. Damit ergibt sich eine Zeitersparnis – anstelle von zwei Dokumenten, wird nur noch eines benötigt.

PowerPoint kann dies alles leisten, wenn es richtig angewandt wird. Dazu gehört eine solide Präsentationsausbildung und na­türlich etwas Er­fahrung. Doch wird das Thema Multimediaprä­sentation in vielen Unternehmen nur als Nebensache angesehen. Eben mal so lässt sich allerdings keine Präsentation erstellen, die die Zuhörer vom Stuhl reißt. Zur Unterstützung der täglichen Ar­beit mit PowerPoint (ab Version 2002) hat Mr. Presentation Matthias Garten* ein paar Tipps und Tricks zusammengestellt:

1. Hilfreiche Tastenkürzel

Strg-Z = letzten Befehl rückgängig machen.

2. Letzten Befehl wiederholen

F4 = letzten Befehl wiederholen, Beispiel: Sie markieren auf der Folie ein Element und ordnen die Farbe gelb als Füllfarbe zu. Wenn Sie danach ein anderes Objekt anklicken und F4 drücken, dann wird das andere Objekt auch gelb gefüllt. Im Unterschied zum „Pinsel“ also Format übertragen, wird nur die Farbe verän­dert. Beim Pinsel werden immer sämtliche Eigenschaften mit übertragen.

3. Elemente an Führungslinien ausrichten

Mittels der Führungslinien können Elemente auf der Folie 100% exakt ausgerichtet werden.

Ein-/Ausschalten: Mit Alt-F9 werden die Führungslinien ein- und ausgeschaltet. Elemente auf der Folie können an den Führungs­linien ausgerichtet werden.

Führungslinie verschieben: Wollen Sie die Führungslinie verän­dern, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Führungslinie, lassen Sie die Maustaste gedrückt und warten bis der Cursor sich in einen Doppelpfeil verändert. Dann können Sie die Füh­rungslinie verschieben.

Führungslinie kopieren : Wollen Sie mehrere Führungslinien auf der Folie haben, drücken Sie die STRG-Taste und klicken dann wieder mit der linken Maustaste auf eine Linie und ziehen mit gedrückter Maustaste in die gewünschte Richtung.

Führungslinie löschen: Ziehen Sie die Führungslinie einfach aus­serhalb der Folie.

4. Harter und weicher Umbruch

Stellen Sie sich eine Folie mit Aufzählungszeichen und Text da­hinter vor. Um einen neuen Bulletpoint (Aufzählungspunkt) zu er­zeugen, drücken Sie ENTER. Möchten Sie jedoch die Zeile vorzei­tig umbrechen, benutzen Sie SHIFT-ENTER bzw. UMSCHALT-ENTER.

5. Bildschirmpräsentationsmodus

Um eine Präsentation im Bildschirmmodus zu starten, können Sie die Taste F5 verwenden. Dann startet die Präsentation auf der ersten Folie. Möchten Sie die Bildschirmpräsentation von der ak­tuellen Folie starten, drücken Sie Shift-F5.

Ist die Präsentation gestartet, können Sie den Bildschirm ganz einfach auf schwarz schalten, indem Sie b (=black) auf der Tas­tatur drücken. Mit einer beliebigen Taste wird das schwarz wie­der aufgehoben. Alternativ bietet sich auch weiß an. Dazu einfach w (w=white) drücken.

Wollen Sie innerhalb der Bildschirmpräsentation springen, kön­nen Sie einfach die Foliennummer auf der Tastatur eintippen und mit ENTER bestätigen.

6. Videos einbinden

Gehen Sie dazu einfach auf EINFÜGEN – Film und Sound – Film aus Datei – und wählen Sie dann die entsprechend Filmdatei aus. Klicken Sie dann auf automatisch abspielen (dann wird beim Start der Folie automatisch der Film abgespielt). Als Film­formate eignen sich besonders gut WMV und MPG. Bei anderen Formaten kann es mitunter zu Schwierigkeiten kommen. Wenn Sie möchten, können Sie danach die Größe des Videos einfach ändern, in dem Sie wie bei Bildern das Video an den Ecken zie­hen und damit vergrößern.

7. Probleme mit Videos

Sie haben Probleme beim Abspielen von Videos. Hierfür kann es 4 Gründe geben:

a. der sogenannte Video-Codec passt nicht. Ob PowerPoint überhaupt das Video abspielen kann, können Sie ganz ein­fach überprüfen, in dem Sie auf WINDOWS-START, Ausführen gehen und dann MPLAY32 eingeben. Das ist das Programm mit dem PowerPoint Videos abspielt. Laden Sie das Video hier ein und wenn es hier abgespielt wird, sollte es auch in PowerPoint funktionieren.

b. Die PowerPoint-Datei und das Video sollten in einem Ordner liegen.

c. Die PowerPoint-Datei und das Video sollten nicht auf dem Desktop liegen, sondern tatsächlich in einem Ordner auf der Festplatte oder im Netzwerk.

d. Achten Sie darauf, dass der Verzeichnispfad und der Datei­name des Videos zusammen weniger als 128 Zeichen ent­halten.

Wenn Sie spezielle Fragen zum Umgang mit PowerPoint im Zu­sammenhang mit Mulimediapräsentationen haben, schreiben Sie mir einfach eine Email unter garten@smavicon.de

* Matthias Garten, Dipl.-Wirtschaftsinformatiker, ist in der Ge­schäftsleitung der Präsentationsagentur smavicon Best Business Presentations tätig. smavicon ist heute eines der führenden Un­ternehmen in Deutschland, das sich ausschließlich mit Präsenta­tionen beschäftigt. Schwerpunkte sind Beratung, Konzeption, Kreation und Umsetzung von Multimediapräsentationen sowie Trainings. Matthias Gar­ten gehört zu den Top100 Excellent Speakern, ist Präsentations­berater, Buchautor, Seminarcoach, Dozent, Prüfer, Innovati­onsmanager und bietet auch Seminare im Bereich Multimedia- und PowerPointPräsentationen, Story­boards und Kreativ-Tech­niken an.

Weitere Informationen erhalten Sie unter www.smavicon.de