Mit den Medien auf du und du (4)

E-Mails an Redaktionen versenden

Klaus Schaake

Sie sind die idealen Kooperationspartner, um deine Botschaft in die Welt zu tragen: die vielen Medien „da draußen“. Wie du sie begeistern kannst, deine Impulse aufzugreifen, vermittelt Klaus Schaake in seiner Serie zum öffentlichkeitswirksamen Kommunizieren.

Mit deiner Pressemeldung und deinen Pressefotos hast du alles beisammen, um die Redaktion deiner Wahl auf dich und deine Botschaft aufmerksam zu machen. Idealerweise hattest du einen Redakteur oder eine Redakteurin am Telefon und hast das Okay bekommen, dein Material zu senden.

Jetzt machst du dich ans E-Mail-Schreiben.

Hier die Schnellübersicht zu Aspekten des Themas, die dir dieser Text im Folgenden erläutert:

Nutz den Elevator Pitch!

Versetz dich bitte kurz in die Lage desjenigen auf der anderen Seite des Bildschirms: Außer dem kurzen Telefonat, das idealerweise im Vorfeld stattfand, weiß dein Gegenüber nichts von dir und möglicherweise hat er oder sie zuvor schon mit drei anderen Personen gesprochen, die auch in diese Zeitung oder in dieses Magazin kommen wollen. 

Mit deiner E-Mail geht es also darum, die Redakteurin oder den Redakteur wieder auf dich und dein Thema aufmerksam zum machen.

Beim Thema "Pressemeldung" hatten wir im Bezug auf Zeitungs- und Magazintexte davon gesprochen, dass du etwa acht Sekunden Zeit hast, deinen Leser, deine Leserin für deinen Text zu gewinnen. Viel mehr hast du auf keinen Fall, um "deinen" Redakteur, "deine" Redakteurin jetzt mit deiner E-Mail zu überzeugen. Hier ist der berühmte Elevator Pitch gefragt.

Denk an eine gute Bewerbung!

Dr. Brigitte Schultz, Chefredakteurin des Deutschen Architektenblatts, brachte es für mein Uni-Seminar zum Thema "Public Relations" sehr schön auf den Punkt, was sie als Redakteurin von einer sinnvollen E-Mail-Ansprache erwartet: "Merkt man, dass sich derjenige mit dem Blatt auseinandergesetzt hat, die Spezifika und vielleicht auch den Themenplan des Jahres kennt, ist das – wie bei einer guten Bewerbung – natürlich extrem hilfreich."

Die Realität ist nicht selten eine andere. "Hallo, anbei die Pressemitteilung unseres Büros, mit freundlichen Grüßen" und "Pressemitteilung" im Betreff, ist für Brigitte Schulz das Schlimmste was man machen kann, quasi die "Höchststrafe" für Redakteurinnen und Redakteure.

Um es mit einem Begriff aus der Sportwelt zu sagen: Mit "Pressemeldung" im Betreff, also an der Stelle, auf die dein Gegenüber als erstes schaut und auf dein Thema aufmerksam wird hast du deinen ersten Aufschlag verspielt. Aber so was von...

Formulier eine prägnante Betreffzeile!

Redakteurinnen und Redakteure müssen in diesem Fall herausfinden, ob das Thema der Pressemeldung von Interesse ist, Anhänge sind zu öffnen und möglicherweise Bilder herunterzuladen, um überhaupt erst einmal zu wissen, worum es geht.

In einem Redaktionsalltag, der von großem Zeitdruck geprägt ist, führt das sehr oft zum Ausschluss – und zwar unabhängig davon, wie gut und interessant dein Thema ist.

Formuliere bitte eine prägnante Betreffzeile, die wiederum nicht zu lang ist, denn lange Zeilen werden auf dem Bildschirm nicht komplett angezeigt. 

Hattest du vorab telefonischen Kontakt, sprichst du dein Gegenüber, dessen Namen du dir selbstverständlich notiert hast, bitte auch mit diesem an. Wir alle sind Menschen und mögen es, wenn wir persönlich adressiert werden.

Nimm Bezug auf euer Telefonat und mach es, wie in dem Anreisstext für deine Pressemeldung (PM): Fasse für dein Gegenüber in den ersten Zeilen kurz und knapp zusammen, was sie oder ihn erwartet und was dein Begehr ist.

Brigitte Schultz' "Bild" von einer guten Bewerbung kannst du dir da sehr schön zu Herzen nehmen.

Damit dein Gegenüber für den ersten Überblick keine Anhänge öffnen oder Daten herunterladen muss, packst du den Text deiner Pressemeldung via copy and paste bitte auch direkt und unformatiert in die E-Mail; beispielsweise unter deine Kontaktdaten, die am Ende deiner kurzen Ansprache an die Redaktion stehen. 

Wenn du diesen Text mit "Pressemeldung" überschreibst, wissen Redakteurinnen und Redakteure sofort, dass hier deine eigentliche PM losgeht.

Ermögliche schnelle Entscheidungen!

Ähnlich verfährst du bitte mit den Bildern, indem du sogenannte Vorschaubilder mitschickst. Das sind die klein gerechneten Bilder mit einer Bildschirmauflösung von 72 dpi, von der wir in Teil 3 zu den Pressefotos sprachen.

Damit dein Gegenüber eine Idee davon bekommt, was er oder sie auf dem Bildern sieht, kopierst du zu den Bildern bitte auch deine Bildunterschriften.

Damit die Redaktion bei Interesse nicht nochmals nachfragen muss, kannst du hochauflösende Fotos direkt mit einem Download-Link in der Mail anbieten. Da Redakteurinnen und Redakteure über die Vorschaubilder bereits einen ersten Eindruck haben, können Sie für sich dann schnell entscheiden, ob sie das weitere Material herunterladen oder nicht.

Wie bei den Pressefotos besprochen, packst du bitte in die komprimierten Bilderordner zum Download auch nochmals eine Datei mit den Bildunterschriften. So bist du auf der sicheren Seite, dass diese in der Redaktionshektik nicht unter die Räder kommen.

Biete eine Kurz- und eine Langversion an!

Abschließend noch ein Wort zur Länge deiner Pressemeldung: 3.000 Zeichen, also ein unter Standardeinstellungen verfasster Text, der auf eine A4-Seite geht, sind für eine PM schon recht viel, länger sollte dein Text beim ersten Kontakt mit einer Redaktion nicht werden, denn üblicherweise ist der Platz für Pressemeldungen begrenzt.

Möchtest du der Redaktion Möglichkeiten anbieten, mit deiner PM flexibel umzugehen, denk darüber nach, zwei Versionen zu schicken: eine kurze und eine lange.

Je nach zur Verfügung stehendem Platz können Redakteurinnen und Redakteure dann entscheiden, auf welche Version sie zurückgreifen und sie müssen die Kürzungen nicht selbst vornehmen, was wiederum eine Zeitersparnis für sie bedeutet. 

Kommt die Kurzversion von dir selbst, kannst du sicher sein, dass die für dich zentralen Infos auch wirklich drin sind. Redakteurinnen und Redakteure legen für sich möglicherweise einen anderen Schwerpunkt, wenn sie die Kürzungen vornehmen.

Was so einfach scheint, wie das schnelle Versenden einer Pressemeldung, ist doch ein Vorgang, dem du deine volle Aufmerksamkeit widmen solltest, gerade wenn es sich um deinen ersten "Aufschlag" bei einer Redaktion handelt.

Auch hier gilt: Das Wichtigste ist es, anzufangen, die ersten Schritte zu gehen und deine eigenen Erfahrungen zu sammeln.

Dabei wird dich auch meine nächste Kolumne zum Thema "Perspektivwechsel: Was in Redaktionen passiert" unterstützen, die du alsbald hier lesen kannst.

Ich wünsche dir viel Freude beim Start ins öffentlichkeitswirksame Kommunizieren und bin für deine Fragen da.

Dein

Klaus Schaake

www.öffentlichkeitswirksam.de  

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Klaus Schaake 

Als Miterfinder und leitender Redakteur des StadtZeit Kassel Magazins kommt Klaus Schaake seit fast 20 Jahren mit einem sehr breiten Spektrum von lebensweltlichen Themen in Kontakt, die er über diese Publikation regelmäßig vermittelt.

Als Freiberufler berät er die Mitarbeitenden in Unternehmen, Organisationen und Projekten im Bereich "Öffentlichkeitsarbeit" und "Projektkommunikation". 

Mit dem "StadtLabor", der "StadtteilZeit" und der "Sprechzeit" hat der Kommunikationsexperte Podcast-Formate ins Leben gerufen, in denen er spannende Themen mit wechselnden Gesprächspartnerinnen und -partnern vertieft.

Seit Anfang 2019 vermittelt Klaus Schaake sein Wissen in Form von Seminaren, Workshops und Trainings und lehrt als Lehrbeauftragter an der Universität Kassel zum Thema "Public Relations".

www.öffentlichkeitswirksam.de 

Bildnachweis: Klaus Schaake