In der Corona-Krise ist der Einsatz von Video- oder Telefonkonferenz-Tools ein wertvolles Hilfsmittel. Bei der Einführung und Nutzung solcher Systeme sollten Unternehmen jedoch die arbeits- und datenschutzrechtlichen Vorgaben genau beachten und Trainer, Berater und Coachs sich informieren, was zu beachten ist, um nicht ungewollt in Schwierigkeiten zu geraten.
Virtuelle Meetings haben sich innerhalb kürzenster Zeit zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel und Arbeitswerkzeuge gerade für Trainer, Berater und Coaches entwickelt.
Bei der Anwendung solcher Tools darf aber den Schutz personenbezogener Daten nicht vergessen werden, um unliebsame und teure Folgen zu vermeiden. Datenschutzverstöße können mit drastischen und hohen Bußgeldern sanktioniert werden - dies gilt auch in der Krise.
In einem ausführlichen Beitrag zum Thema Datenschutz betrachten die beiden Autorinnen Dr. Anja Branz und Laureen Lee die rechtssichere Nutzung von Konferenztools während der Corona-Krise und weisen auf wichtige zu beachtende Punkte hin.
Bei den Funktionalitäten sind insbesodnere zu beachten:
- die Trackingfunktionen
- die Möglichkeit von Aufzeichnungen
- die Zugangsbeschränkungen
- die Zulässigkeit von Aufzeichnungen, Chatverläufen und anderen Dokumentationen
Es wird auf die evt. Notwendigkeit weiterer erforderlicher Maßnahmen hingewiesen, wie
- abschließen eines Auftragsverarbeitungsvertrages (AVV) mit dem Anbieter des Konferenz-Tools
- die mögliche Verpflichtung zur Datenschutzfolgenabschätzung
- die Datenschutzinformation der Teilnehmer
- das Führen eines Verarbeitungsverzeichnisses
- die Richtlinien zur Nutzung von Konferenz-Tools
Abschließend weisen die Autorinnen noch darauf hin, den Betriebsrat nicht zu vergessen, weil Konferenz-Tools diverse Gefahren beinhalten, gegen arbeitsrechtliche Gesetze und Regeln zu verstoßen.