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Überbuchen? – Ja gerne!

Iris Weidl

Die Anfrage von offenen Seminaren in Hotels ist in der Bankettabteilung nicht wirklich beliebt – das ist nichts Neues. Hier erfahren Sie ein paar Tricks und Tipps, mit welchen Angeboten und „Vertragsvarianten" Sie die Hotels zur Zusammenarbeit überzeugen können.

In den Artikeln zuvor ging es unter anderem um die Auswahl für das richtige Seminar­hotel. Dieses Mal geht es darum, wie Sie Stornorechnungen vermeiden können, welche Vorschläge Sie dem Hotelmitarbeiter unterbreiten können, um Ihre Reservierung zu platzieren, ohne gleich einen verbind­lichen Vertrag einzugehen und wie Sie sich vor unnötigen Stornorechnungen schützen können.

Angebot, Optionsbuchung und verbindliche Reservierung

Angebot, Optionsbuchung und verbindliche Reservierung, das sind die drei Varianten eines normalen Verlaufs der klassischen Tagungsreservierung. Zuerst stellen Sie eine Anfrage, meistens telefonisch um ein Angebot zu erhalten und grundsätzlich zu klären, ob es für den gewünschten Termin freie Kapazitäten gibt und zu welchen Preisen. Die Antwort am Telefon seitens des Hotels ist vorab ein unverbindliches Angebot. Zeigen Sie weiteres Interesse, erhalten Sie im nächsten Schritt zumeist eine Options­buchung. Option bedeutet für das Sie und das Hotel, dass Sie Zeit haben, das Angebot zu prüfen und Ihre Reservierung bis zum Ende der Optionszeit jederzeit storniert oder verändert werden kann. Zudem bedeutet es, dass das Hotel die Freiheit besitzt, eine Optionsbuchung zu überbuchen oder zu stornieren, sofern eine weitere verbindliche Anfrage für denselben Zeitraum angefragt wird. Aus meiner Erfahrung als Hotelmitarbeiterin kann ich Ihnen jedoch berichten, dass diese Freiheit von kaum einem Hotel tatsächlich genutzt wird. Die Vorgehensweise bei Optionsbuchungen ist entweder, sie werden nach dem Auslaufen der Option und ohne verbindliche Antwort seitens des Kunden aus dem Reservierungssystem gelöscht, oder die Kunden werden per Mail oder telefonisch noch einmal kurz angesprochen und an den Optionstermin mit Bitte zur Entscheidung erinnert. Wird die Reservierung Ihrerseits schriftlich oder mündlich vor Ablauf der Optionszeit verbindlich zugesagt, kommt ein Vertrag zu Stande und Sie akzeptieren damit die AGB inklusive der Stornobedingungen.

Die feste Reservierung

Für Sie und das Hotel bedeutet das im bestbesten Falle, dass Sie noch Zeit haben, die Reservierung rechtzeitig kostenfrei zu stornieren, sofern die Teilnehmerzahl für das offene Seminar nicht zustande kommt. Das ist dann allerdings nicht ohne Risiko, da schon die Verspätung von nur einem Tag beim Hotel nicht akzeptiert werden muss. Unter Umständen wird Ihnen dann schon eine Stornogebühr berechnet. Für das Hotel bedeutet das, dass die Reservierung zwar rechtzeitig und vertraglich geregelt auch kostenfrei abgesagt wird, dennoch vielleicht ein Schaden entstanden ist, da eine andere Anfrage von einem anderen Kunden für denselben Zeitraum nicht angenommen werden konnte. Genau das ist der Grund, warum Hotels die verbindlichen Reservierungen für offene Seminarreihen nicht so sehr schätzen.

Alternative für die Win-Win-Situation: Optionsbuchung, mit dem Angebot auf Überbuchung oder Stornierung

Wie gesagt: auch während einer Optionszeit wird kaum ein Bankettmitarbeiter auf sein Recht zurückkommen und die Optionsbuchung ungefragt stornieren, um eine feste, verbindliche Reservierung annehmen zu können. Darum müssen wir die Hotelmitarbeiter bitten. Denn von alleine werden Sie darauf hin nicht angesprochen und es bedarf ein wenig Überredungskunst, eine Optionsbuchung mit dem Tagungshotel zu vereinbaren. Gute Erfahrungen habe ich damit gemacht, wenn ich die Karten offen lege und klar sage was ich will.

Machen Sie dem Hotelmitarbeiter das Angebot, die Reservierung so lange wie möglich als Optionsbuchung zu behandeln, mit dem Hinweis, dass damit die Tagungsabteilung im Hotel die Möglichkeit hat, Ihre Reservierung nach Absprache zu Überbuchen oder sogar zu stornieren.

Falls Sie die Mindestteilnehmerzahl für Ihr Seminar frühzeitig erreichen, können Sie ohne Risiko verbindlich buchen, falls nicht, können Sie die Optionsreservierung so lange noch „schieben“ bis das Hotel einen anderen Kunden annehmen möchte.

Damit bieten Sie dem Hotelmitarbeiter die Möglichkeit, jederzeit eine feste Anfrage verbindlich einzubuchen und gleichzeitig haben Sie keinen verbindlichen Vertrag und damit keine drohende Stornorechnung.

Best Practice?

Nach dem die Hotelmitarbeiter verstanden haben, dass nicht nur der Aufwand dieser Optionsregelung geringer ist, als die Festbuchung mit Vertrag und Rücksendung des Vertrags, der dann doch noch kostenfrei storniert wird, funktioniert die Zusammenarbeit meist reibungslos.

In regelmäßigen Abständen wird ein kurzes Telefonat geführt, mal von mir aus­gehend, mal bekomme ich den Anruf vom Hotel. Hin und wieder werden meine Veranstaltungen überbucht. Eine Stornorechnung habe ich schon lange nicht mehr erhalten und kein Hotel musste wegen meinen Anfragen auf Umsätze verzichten, da weder meine Veranstaltungen oder von mir gebuchte Seminare storniert wurden, während weitere Kundenanfragen abgesagt werden mussten.

Die Autorin

Iris Weidl ist Gründerin und Inhaberin der mareve® Management & Training und der Seminar-plattform seminareinkauf.de. Sie ist Trainermanagerin, Hotel- und Tagungs-expertin und erfolgreiche Unternehmerin im Weiterbildungsmarkt. Mit ihrer langjährigen Erfahrung und Expertise ist sie gefragte An-sprechpartnerin für Trainer, Personaler und Unternehmen bei allen Fragen rund um die Themen Weiterbildung, Trainermanagement und Personalentwicklung.

Weidl mareve® Management& Training
Iris.weidl@mareve-management.de
www.mareve-management.de

 

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