Fallbeispiel

Ausgangssituation:
HR-Management beklagt Zeitmangel durch zu viele wiederkehrende und zeitraubende Tätigkeiten im Tagesgeschäft. Dadurch bleiben wichtige Aufgaben, die jedoch ein konzentriertes Arbeiten in längeren Zeiteinheiten erfordern, unerledigt liegen.

Ziel der Maßnahmen:
Identifikation der Zeitdiebe und erarbeiten eines Maßnahmenkatalogs um die Zeitdiebe abzustellen. Gewinn notwendiger Arbeitszeit um wichtige Arbeiten neben dem Tagesgeschäft zielführend zu erledigen.

Umsetzung:
Teil 1: In einem ersten Workshop werden die Problemfelder anhand der erlebten Ist-Situation analysiert und kategorisiert. Abstimmung der gemeinsamen Vorgehensweise, Ablauf, Spielregeln, Zeitplanung und Informationsfluss innerhalb der betroffenen Abteilungen und Bereiche.

Teil 2: Entlang der Aufgaben und Verantwortungsbereiche erfassen alle Mitarbeiter ihre zu erledigenden Tätigkeiten über einen definierten Zeitraum.
Betreuung der Mitarbeiter und Führungskräfte während der Erfassungstätigkeiten.

Teil 3: Sichtung und Auswertung der Ergebnisse mit allen betroffenen Mitarbeitern. Betriebswirtschaftliche Auswertung nach Kosten, Menge und Zeit.
Zusammenfassung der Abteilungsergebnisse auf Bereichsebene und Präsentation für alle Mitarbeiter und Führungskräfte.

Teil 4: Für alle Störungen oder Zeitdiebe werden Lösungen und Verbesserungen erarbeitet und in einen Maßnahmenkatalog überführt.
Realisierung der erarbeiteten Maßnahmen unter Kosten-Nutzen-Aspekten.
Alle Mitarbeiter sind aktiv dabei ihren eigenen Arbeitsplatz umzugestalten, so dass über Arbeitserleichterungen Zeit und Kosten eingespart werden können.

Ergebnis: Durch die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen können 2 Arbeitstage /Mitarbeiter gewonnen werden, so das diese Zeit für wichtige Tätigkeiten zur Verfügung steht.

Organisationsberatung | Konzepte & Umsetzung

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